Una hora cancelada a tiempo todavía se puede llenar.
Para eso, avisar tiene que ser fácil.
Son las cuatro, la silla está lista y tu clienta no llega. A las cuatro y media escribe «ya voy», o no escribe nada. Detrás puede haber un olvido, un día que se complicó o la pena de decirte que no puede venir. Si tienes clientas que no llegan a su cita, esta guía te muestra qué ayuda a que se acuerden, cómo hacer que cancelar a tiempo les resulte fácil y qué hacer con la hora que se libera.
Un recordatorio el día antes le deja tiempo para avisar.
Mándale a tu clienta un mensaje el día antes, a la misma hora de su cita, con el día, la hora y el servicio. Termina con una frase que la invite a contestar: «Si no puedes venir, respóndeme aquí y buscamos otra hora». Un día de margen te deja tiempo para ofrecer esa hora a otra persona, algo que un aviso una hora antes ya no permite. Al reservar, pregúntale si quiere recibir el recordatorio por WhatsApp, así el mensaje no le llega por sorpresa.
Cancelar es más fácil cuando nadie pide explicaciones.
A una clienta le puede dar pena decirte que no viene, y entonces no escribe. Si cada cancelación recibe un «Gracias por avisar, ¿te busco otra hora?», la próxima vez te escribe antes. Un reproche le enseña lo contrario: que es más cómodo no contestar. Evitar que cancelen citas sin avisar empieza por cómo respondes cuando sí avisan. Si esas respuestas te llegan mientras atiendes, la guía Responder mensajes a clientes mientras trabajas muestra cuáles pueden esperar a la pausa entre dos citas.
Un anticipo compromete a las dos partes.
Si cobras un anticipo, dilo antes de agendar y por escrito: cuánto es, cómo se paga y qué pasa con él si tu clienta avisa a tiempo o si no llega. Así es un acuerdo que las dos conocen y no una sorpresa. Tú decides para qué servicios lo pides; en uno largo o con material que preparas antes, protege tu tiempo y tu inversión.
Una lista de espera convierte una cancelación en la cita de otra clienta.
Anota a quien quiere una hora antes de la que consiguió: nombre, número, servicio y cuándo podría venir. Cuando se libera una hora, la llamas o le escribes a la primera que encaja. Para ella es una buena noticia, y tu silla no se queda vacía.
Con Rikuna, tus clientas reciben el recordatorio sin que tú lo escribas.
Desde el plan Pro, las clientas que lo aceptaron al reservar reciben un recordatorio por WhatsApp el día antes, a la misma hora de su cita. Si no pueden venir, te lo responden en el mismo chat, y lo ves en tu bandeja antes de que llegue la hora. Cuando se libera una hora, el calendario te muestra quién de tu lista de espera puede tomarla, con su número, para que la llames o le escribas.
El plan Pro incluye 30 mensajes de WhatsApp a clientes al mes y Premium 100. Cada recordatorio cuenta uno, igual que cada solicitud de reseña y cada aviso de cambio o cancelación. Hace falta un número de WhatsApp conectado.
Preguntas frecuentes
¿Qué pongo en el recordatorio?
El día, la hora, el servicio y la dirección. Y una frase que la invite a contestar si no puede venir, para que avisar no le cueste nada.
¿Quién avisa a la lista de espera?
Tú. Cuando se libera una hora, el calendario te muestra quién puede tomarla, con su número, y tú la llamas o le escribes desde tu celular.
¿Cuántos recordatorios incluye Rikuna?
El plan Pro incluye 30 mensajes de WhatsApp a clientes al mes y Premium 100. Cada recordatorio cuenta uno, igual que cada solicitud de reseña y cada aviso de cambio o cancelación. Si necesitas más, en la página de precios hay paquetes con más mensajes.
¿Y si la clienta reserva para el mismo día?
Entonces no lleva recordatorio, porque el día antes ya pasó. El recordatorio sale para las citas reservadas con al menos un día de anticipación.